Der Münchner Bürgermeister hat einmal gemeint: „Betriebskosten haben die teuflische Eigenschaft, dass sie Jahr für Jahr anfallen.“

Das stimmt natürlich, aber was sind eigentlich Betriebskosten, was fällt darunter, was nicht, wie werden sie aufgeteilt, wie kann man sie überprüfen?

Die Posten, die in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein dürfen, werden im Mietrechtsgesetz (§ 21 MRG Betriebskosten und laufende öffentliche Abgaben) festgelegt.

Zu den Betriebskosten zählen:

• Wasserkosten: 
Die Kosten für die Versorgung des Hauses mit Wasser sowie die Kosten, die für eine vorschriftsmäßige Überprüfung der Versorgung anfallen; nicht jedoch Wasser- und Kanalanschluss-kosten, Kosten der Behebung von Rohrbrüchen oder der Erneuerung von Steigleitungen. 

• Rauchfangkehrung:
 Die wiederkehrenden Kosten für den Rauchfang-kehrer in dem von der Kehrordnung vorgeschriebenen Ausmaß. Die Kosten für die Ausschleifung eines Kamines gehören nicht zu den Betriebskosten. 

• Die Kosten für die Kanalräumung

• Unratabfuhr: 
Dies sind die Kosten der Müllabfuhr sowie die Kosten einer Entrümpelung. Bei der Entrümpelung dürfen jedoch nur die Kosten als Hausbetriebskosten auf alle Mieter des Hauses überwälzt werden, die zur Entrümpelung solcher Sachen notwendig sind, deren Herkunft nicht mehr feststellbar ist. Sollten also Sachen, die nachweislich von bestimmten Mietern oder dem Hauseigentümer stammen, entrümpelt werden, so dürfen diese Kosten nicht als Betriebskosten verrechnet werden. 

• Schädlingsbekämpfung (etwa Rattenvertilgung) 

• Die Beleuchtung der allgemeinen Teile des Hauses:
 Dies sind die Stromkosten für das Stiegenhaus, sowie auch die Kosten für den Ersatz von Glühbirnen und Sicherungen. Die Kosten für die Behebung von Schäden an elektrischen Leitungen gehören nicht zu den Betriebskosten. 

• Feuerversicherung: 
Die angemessene Versicherung des Hauses gegen Brandschaden, sofern und soweit die Versicherungssumme dem Betrag entspricht, der im Schadensfall zur Wiederherstellung des Hauses ausreicht. 

• Haftpflicht- und Leitungswasserschadenversicherung: 
Die angemessene Versicherung des Hauses gegen die gesetzliche Haftpflicht des Hauseigentümers und gegen Leitungswasserschäden einschließlich Korrosionsschäden. 

• Die angemessene Versicherung des Hauses gegen andere Schäden, 
insbesondere gegen Glasbruch oder Sturmschäden. Diese Kosten können jedoch nur dann verrechnet werden, wenn und soweit die Mehrheit der Hauptmieter, berechnet nach der Anzahl der vermieteten Mietgegenstände, dem Abschluss, der Erneuerung oder der Änderung des Versicherungsvertrages zugestimmt hat.

• Die Auslagen für die Verwaltung des Hauses
einschließlich der Auslagen für Drucksorten, Buchungsgebühren und dergleichen (Mietvertragserrichtungskosten und anderes): Dafür darf je Kalenderjahr und Quadratmeter der Nutzfläche des Hauses der Betrag, der dem jeweiligen Kategorie A-Mietzins entspricht, verrechnet werden. Dies unabhängig davon, ob die Kosten für die Verwaltung des Hauses tatsächlich höher oder niedriger als dieser Pauschalbetrag sind und ob der/die Hauseigentümer/-in die Verwaltung des Hauses selbst durchführt oder sie einer professionellen Hausverwaltung übergeben hat. 
Verwaltungskostenpauschale für 2012 und 2013: 3,25 Euro, Mischsatz für 2014: 3,38 Euro jeweils pro Quadratmeter

• Aufwendungen für die Hausreinigung

• Die anteilig anrechenbaren öffentlichen Abgaben:
 Zu den öffentlichen Abgaben gehört neben allfälligen Abgaben, die aufgrund landesgesetzlicher Vorschriften überwälzt werden können, im Wesentlichen nur die Grundsteuer. 

• Und – falls vorhanden – folgende „Betriebskosten für Gemeinschaftsanlagen“:
Die Kosten einer gemeinsamen Wärmeversorgung (Heizung und Warmwasser, allenfalls nach den Spezialregeln des Heizkostenabrechnungsgesetzes, sowie die Kosten sonstiger Gemeinschaftsanlagen wie etwa Gemeinschaftswaschküche, Personenaufzug, Grünanlagenbetreuung, sofern sie allen Mietern zur Verfügung stehen. Sind nicht alle Mieter zur Benützung der Gemeinschaftsanlage berechtigt, so sind deren Kosten nur auf die Berechtigten aufzuteilen. Dies ist zum Beispiel bei einem Lift der Fall, wenn ihn nur die Mieter der oberen Geschosse mit eigenen Schlüsseln benützen.

Zu den Betriebskosten zählen nicht:

• Ausgaben für Reparatur- und Erhaltungsarbeiten
• Zusatzversicherungen wie z.B. Sturmschaden, Glasbruch oder Hagel, die ohne Zustimmung einer Mietermehrheit abgeschlossen wurden
• Portokosten oder Bankspesen
• Kosten für Kaminschleifen
• Entrümpelungskosten für den Vermieter oder einzelnen Mietern zuordenbare Sachen
• Mehrkosten bei falschem Verteilungsschlüssel
• „Sonstiges“

Aufteilung der Betriebskosten im Mietrechtsgesetz (Betriebskostenschlüssel)

– Sofern zwischen dem Vermieter und allen Mietern des Hauses schriftlich nichts anderes vereinbart ist, bestimmt sich der Anteil eines Mietgegenstandes an den gesamten Betriebskosten des Hauses nach dem Verhältnis der Nutzfläche des jeweiligen Mietgegenstandes zur Gesamtnutzfläche des Hauses.
– Die Gesamtnutzfläche des Hauses errechnet sich aus der Summe der Nutzfläche aller vermieteten Mietgegenstände und der Nutzfläche der vom Vermieter trotz ihrer Vermietbarkeit nicht vermieteten Mietgegenstände.
– Der Hauseigentümer muss also die anteiligen Betriebskosten für die leer stehenden, aber vermietbaren Mietgegenstände selbst tragen.

– Eine Überprüfung des Betriebskostenschlüssels kann jeder Mieter beim Bezirksgericht veranlassen.
Die Abrechnung der Betriebskosten im Mietrechtsgesetz:

– Bis spätestens 30. Juni des folgenden Kalenderjahres hat der Vermieter die Betriebskosten abzurechnen.
– Die Betriebskostenabrechnung ist beim Hausbesorger oder an einer sonst geeigneten Stelle im Haus zur Einsicht aufzulegen.
– Weiters muss der Vermieter Einsicht in die zur Abrechnung gehörenden Belege beziehungsweise bei Datenträgern Ausdrucke der Belege gewähren und auf Verlangen eines Mieters auf dessen Kosten von der Abrechnung und den Belegen Ablichtungen anfertigen lassen.
– Kommt der Vermieter der Verpflichtung zur Legung der Abrechnung oder Einsichtgewährung in die Belege nicht nach, kann jeder Hauptmieter einen Antrag beim zuständigen Bezirksgericht stellen.

Folgen der Abrechnung – Guthaben oder Nachzahlung:

– Ergibt sich aus der Jahresabrechnung ein Guthaben, so muss der/die Vermieter/-in dies zum übernächsten Zinstermin nach der Abrechnung zurückerstatten (zum Beispiel bei Rechnungslegung am 25. April ist das Guthaben am 1. Juni fällig).
– Ergibt sich aus der Abrechnung eine Nachforderung des/der Vermieters/-in, so ist diese ebenfalls zum übernächsten Zinstermin nach der Abrechnung fällig.
– Anspruchsberechtigt auf das Guthaben/zahlungspflichtig für eine Nachzahlung ist jene Person, die zum Fälligkeitstermin (übernächster Zinstermin nach Rechnungslegung) gerade Mieter/-in ist, unabhängig davon, ob sie im Jahr über das Abrechnung belegt wurde bereits Mieter/-in war, oder ob sie erst im Jahr der Rechnungslegung eingezogen ist.

Überprüfung der Betriebskosten:

– Die Höhe der Betriebskosten lässt sich nur durch Einsicht in die Belege und Rechnungen, welche beim Vermieter aufliegen, kontrollieren.
– Mieter haben das Recht Einsicht in diese Belege zu nehmen.
– Die Einsichtnahme in die Belege muss ohne größeren Aufwand und über eine ausreichende Zeit möglich sein.
– Ort und Zeit der Einsichtnahme sind in der Abrechnung zu vermerken.
– Die Belegsammlung muss so übersichtlich geführt werden und die Belege müssen so bezeichnet sein, dass sie in der Belegsammlung leicht aufzufinden sind.
– Der Anspruch des Hauptmieters auf die Übergabe von Kopien der Abrechnung bzw der Belege besteht nur, wenn er die Kopien bezahlt, und nur im zeitlichen Zusammenhang mit der Legung der Abrechnung.
– Das heißt bis zum 31.12 des Jahres, in dem die Abrechnung ordnungsgemäß gelegt wurde.
– Im Anwendungsbereich des Mietrechtsgesetztes kann jeder Mieter die Überprüfung der Betriebskostenabrechnung beim zuständigen Bezirksgericht beantragen.
– Dabei kann die Feststellung darüber begehrt werden, ob bestimmte Positionen, die in der Abrechnung aufscheinen überhaupt Betriebskosten sind, und wenn dies zutrifft, ob die Höhe der verrechneten Beträge gerechtfertigt ist.